Time manažment je často skloňovaným slovným spojením hlavne v prípade, že sa nám nedarí stihnúť všetky úlohy počas dňa, ktoré sme si v ideálnom stave stanovili sami, prípadne náš nadriadený. Väčšina úloh má svoj deadline, ktorý je nevyhnutné dodržať, aby sme sa nedostali do problémov. Určite to poznáte, ako množstvo veci robíme na poslednú chvíľu. Tento problém má skutočne množstvo ľudí a často je pripisovaný práve zlému time manažmentu a s tým súvisiacou prokrastináciou. Dá sa naučiť organizovať čas?
To, že sa dá čas organizovať (time management) je určite každému jasné, nakoľko minimálne o nejakú organizáciu (i keď často neefektívnu) sa snažíme úplne všetci. Je potrebné zdôrazniť, že time manažment nie je len o riadení času, ktorý sme v práci. Celkovo sa snažíme riadiť celodenne čas počas našich rôznych aktivít – práca, spoločenský život, rodina, koníčky. Na to, aby sme v tejto sfére boli efektívni sa skutočne musíme stať pánom svojho času a nenechať sa ním pohltiť. Už Murphyho zákony hovoria, že „Všetko zaberie viac času, než si si myslel“. A práve pre to je nevyhnutné, aby sme začali čas riadiť a hlavne – začali plánovať.
„Ľudia zvyknú hovoriť, že čas sú peniaze, ale to nie je pravda. Peniaze si môžete vložiť do banky a za rok tam máte viac. Ale čas si nikam na neskôr neuložíte. Raz na niečom stratíte hodinu a tá hodina je stratená naveky. Čas rovná sa život, nie peniaze.“
(Andrej Mikula zakladateľ Time Management.sk)
Ako efektívne riadiť svoj čas? – Time manažment
Na efektívne riadenie času je potrebné, aby sme si usporiadali priority. Na to nám dokáže pomôcť množstvo vymyslených metód. Jedna z najznámejších je ABCD(E) metóda. Podstatou samotného plánovania a následného stanovovania priorít podľa tejto metódy je mať pripravený zoznam aktivít, ktoré plánujeme realizovať na nasledujúci deň. Následne je možné spustiť metódu ABCD(E):
Položky A – najdôležitejšie úlohy
Sem zaradíme všetky úlohy dňa, ktoré je potrebné vypracovať bez akejkoľvek možnosti následného odloženia. Ak takýchto úloh máme v jednom dni viac, tak ich môžeme priorizovať pomocou čísel. Takže úloha A1 je najkľúčovejšou úlohou dňa a zase napr. úloha A3 bude úloha, ktorá je menej dôležitá ako A1, no je rovnako potrebné ju vypracovať.
Položky B – dôležité úlohy, no nenaliehavé
Tieto úlohy by počas dňa tiež mali byť vypracované. Ich nesplnenie môže spôsobiť malé následky. Každopádne tento typ úloh je potrebné začať vykonávať až po tom, čo úlohy z položiek A máme hotové.
Položky C – nenaliehavé úlohy
Nevykonanie tohto typu úloh nespôsobí žiadne následky. Skrátka nemajú na nič vplyv a v zásade sa nič nezmení, keď tieto úlohy nevykonáme. Samozrejme stále musíme zohľadňovať hierarchické pravidlo, že do týchto úloh sa nepúšťame, ak predchádzajúce typy úloh A, B nemáme hotové.
Položky D – úlohy, ktoré delegujeme
Treba sa zamyslieť nad tým, či existujú v našom zozname úlohy, ktoré by sme vedeli delegovať na niekoho iného. Tým pádom dokážeme mať viac času na úlohy v skupine A,B.
Položky E – úlohy, ktoré eliminujeme
Často sa do metódy ABCD pridáva aj písmeno E. Ide v podstate o úvahu o úlohách, či náhodou vo svojom zozname nemáme aj také, ktoré sú pre nás úplne zbytočné, prípadne už dávno stratili význam. Takúto úlohu vieme zaradiť do kategórie E a v podstate ju nevykonať.
Podstatnou záležitosťou tejto metódy je hlavne skutočnosť, aby sme si dokázali určiť, ktorá aktivita je pre nás najdôležitejšia. A čo ak príde aktivita, ktorá v zozname nie je? Takú aktivitu by sme behom dňa vôbec nemali vykonávať. Ak náhodou sa nám vyskytne neodkladná alebo aj odkladná úloha je potrebné ju zaradiť do zoznamu a určiť jej prioritu. Metóda ABCD je označovaná aj ako Eisenhowerova metóda, o ktorej sa môžete dozvedieť viac v blogu Andreja Mikulu. Faktom však zostáva, že metóda nám dokáže pomôcť riadiť čas, no samotné rozhodnutie a disciplinovanosť pri využívaní uvedenej metódy je na nás. Ak ju začneme využívať, tak v tom prípade by sme mali dodržiavať aj pravidlá, ktoré so sebou prináša. Je množstvo zlodejov času, ktoré sa nám snažia odviesť pozornosť od našej aktuálnej práce – ako napr. dlhé telefonáty, nadmerné využívanie sociálnych sietí, dlhé rozhovory a pod. Aby sme boli skutočne efektívni internet ponúka množstvo tipov od úspešných manažérov ako sa dá riadiť náš čas a boli skutočne produktívni a stihli toho čo najviac.
Záverom je potrebné dodať, že každý manažér, ktorý chce byť vo svojej práci produktívny musí mať zabezpečený správny time manažment. A preto nezabúdajme, že každý deň má 24 hodín a nikdy nie viac. Čas nikdy nebudeme vedieť ovládať, no dokážeme sa mu efektívne prispôsobiť. Každá efektívne využitá hodina nám umožní neskôr sa venovať aktivitám, ktoré máme radi. Čo je potrebné dodať na úplný záver? Ak ste si do dnešného dňa čas neplánovali, tak je najvyšší čas začať!
Oliver Bubelíny
