Prečo sú porady častokrát „neefektívne“?

Stáva sa to aj Vám. Prídete v pondelok ráno do práce. Doobeda sa Vám tak naplní zoznam úloh, že neviete s ktorou skôr začať. Tieto úlohy potrebujú byť prediskutované a riešené s kolegami na pracovisku – takže sme pri jadre problému tohto článku a tým je: prečo sú porady častokrát neefektívne a čo môžeme zmeniť?

Porady môžeme rozdeliť na efektívne (prínosné, s výhodami pre každého zúčastneného) a neefektívne, časovo stratové porady. Strata Vášho času Vám dokáže sťažiť riešenie potrebných úloh.

Otázka je ako vyriešiť, respektíve ako pristupovať k poradám, a to hlavne tým, ktoré sú neefektívne.

Viacerí manažéri sa zhodli na týchto základných otázkach:

  • Potrebuje táto úloha, aby sa uskutočnila porada?
  • Zmení táto porada niečo na realizácií úlohy?
  • Aká nákladná je daná porada pre spoločnosť?

Po zodpovedaní týchto otázok je viac ako pravdepodobný výsledok zredukovania počtu porád, úprava vedenia porád a zmena samotného prístupu účastníkov k poradám. Táto zmena vedie k otázkam:

  • Je táto porada pre mňa dôležitá – to posudzujem z týchto hľadísk: potrebujem sa jej zúčastniť?; aký je cieľ porady?; aký je program porady?
  • Spätná väzba vedúceho porady – ide o základné a často nevyslovené poďakovanie za zúčastnenie sa na porade a poďakovanie o záujem pre dosiahnutie spoločných cieľov.
  • Miestnosť určená pre porady – je potrebné, aby porada prebiehala v tejto miestnosti?, zmena miesta porady? (miesto mimo budovy, mimo kancelárie).

Správny manažér potrebuje poradu nielen naplánovať (naplniť jej cieľ, program), ale aj správne poradu viesť (posilniť kolektív, vytvoriť atmosféru).

[Autor: Martin Holubčík]

Written by