časový harmonogram

Eisenhowerov princíp pri práci Manažéra

Určite to poznáte aj vy, množstvo pracovných povinností, neúprosne sa blížiaci deadline každej úlohy či zadania, množstvo povinností v súkromnom i pracovnom živote a na záver túžba relaxovať, venovať sa priateľom, domácim miláčikom či záľubám. V súčasnosti čoraz viac pociťujeme, že máme stále menej a menej času, nič nestíhame a v podstate hasíme pomyselné požiare v závislosti od ich veľkosti a ich následných škôd, ktoré majú vplyv na naše postavenie a vzťahy v práci. Ako splniť všetky požiadavky, ktoré sú na nás kladené bez toho aby nám preskočilo? Keďže vedci ešte nevymysleli nič, čo by dokázalo človeka rozdvojiť, aby mohol byť súčasne na viacerých miestach, musíme sa snažiť svoje aktivity a svoj čas riadiť. Pojem time management už viacerí z vás určite poznajú, avšak dnes by sme vám radi predstavili jeden zaujímavý a nie veľmi známy princíp určovania priorít – Eisenhowerov princíp, ktorý predstavuje maticu so 4 kvadrantmi, ktoré nám pomáhajú správne si naplánovať čas.   

Autorom tejto matice je 34. prezident Spojených štátov Dwight Eisenhower, ktorý žil jeden z najproduktívnejších životov, aký si len dokážete predstaviť. Bol to veľmi schopný a aktívny pán, ktorý dokázal svoju produktivitu udržať celé desaťročia, čo bol aj dôvod zapracovania jeho metód time managementu do manažmentu podniku. Jeho matica, známa tiež ako Eisenhower Box je jednoduchý a efektívny nástroj na rozhodovanie. Podľa Eisenhowerovej matice si svoje aktivity musíte rozdeliť do 4 skupín, ktoré sú nasledovné:

  1. naliehavé/urgentné a dôležité (úlohy, ktoré je potrebné vykonať okamžite),
  2. dôležité, ale nie naliehavé/ urgentné (úlohy, ktoré je potrebné naplánovať na neskôr),
  3. naliehavé/urgentné, ale nie dôležité (úlohy, ktoré môžete delegovať na niekoho iného),
  4. ani naliehavé/urgentné ani dôležité (úlohy, ktoré môžete odstrániť).

Ako príklad prvého kvadrantu, teda urgentné a dôležité úlohy je možné uviesť napríklad telefonát od dôležitého obchodného partnera, úloha, ktorú treba splniť do zajtrajšieho dňa, stretnúť sa s klientom, ale i v osobnom živote napríklad plačúce dieťa pri úraze. Druhý kvadrant tvoria dôležité, ale nie naliehavé úlohy, kde môžeme zaradiť napríklad starostlivosť o zákazníkov, tvorba dlhodobej stratégie, aktívny obchod a marketing, ale i zdravý životný štýl a športovanie, návšteva fitka 3x týždenne. Tretí kvadrant sa týka nedôležitých, ale zato urgentných úloh. Príkladom je nákup papiera a tonera do tlačiarne, vyrušenie pípaním sms a e-mailov, kontaktovanie médií z dôvodu rozhovoru a PR aktivít, zabookovanie letenky, rezervácia stolu v reštaurácii. Posledný kvadrant pozostáva z úloh, ktoré nie sú ani dôležité a nie sú ani urgentné. V praxi sem môžeme zaradiť výber farieb vizitiek, filtrovanie a prečisťovanie e-mailovej komunikácie, zabíjanie času na sociálnych sieťach a hrami.    

 „Dôležité je zriedka naliehavé a to, čo je naliehavé je zriedka dôležité.

-Dwight Eisenhower-

Naliehavé resp. urgentné úlohy sú úlohy, pri ktorých máte pocit, že na ne potrebujete reagovať čím skôr, teda môže ísť o rôzne e-maily, telefonáty, správy a podobne. Podľa Bretta McKaya sú dôležité úlohy úlohami, ktoré prispievajú k nášmu dlhodobému poslaniu, hodnotám a cieľom. Preto je potrebné odlišovať rozdiely čo je potrebné vykonať hneď a čo je možné odložiť, teda pri každej svojej plánovanej aktivite musíte reálne posúdiť naliehavosť a dôležitosť pre vaše poslanie, hodnoty, ciele, postavenie a pre svoju celkovú budúcnosť i psychickú pohodu. Eisenhowerov princíp, Eisenhowerova matica nás núti sa zamyslieť nad cestou k dosahovaniu cieľov a ponúka jednoduchý návod pre rozhodovanie opakovane znovu a znovu. Výhodou tejto matice je skutočnosť, že i keď bola vnorená do manažmentu a rozhodovacích aktivít, stále je vhodná a môžete ju využiť aj pri plánovaní svojho osobného života, teda dokážete jednoducho a rýchlo vyriešiť aj otázky ako napríklad: „Ako budem tráviť svoj voľný čas tento týždeň? Čo mám dnes robiť? Ako mám skĺbiť školu/prácu, futbalový tréning a kino s kamarátmi?“.  

 

Written by